MODULO BASE
Gestione Utenti e Gruppi Utenti.
La gestione degli utenti e dei gruppi utenti consente la creazione dei profili di tutti gli utenti che accedono alla procedura. Fra i numerosi dati gestiti dal profilo utente, ve ne sono alcuni di particolare
interesse:
· Data e ora ultimo accesso: utile per la verifica di eventuali accessi non autorizzati;
· Lingua : Determina la lingua utilizzata dell’Utente per l’accesso
ai servizi di WebCoGe;
· Gruppi Utenti : Determina l’appartenenza a uno o più gruppi utenti ai fini della abilitazione all’accesso delle procedure;
La gestione dei gruppi utenti
consente di centralizzare alcune caratteristiche operative e di affidarle, in gruppo, agli utenti.
Gestione Accessi.
La gestione degli accessi, che in un contesto multiutente assume un ruolo strategico nella valutazione della qualità di un software gestionale, consente di :
· convalidare l’accesso di un
utente all’applicativo;
· inizializzare tutti i parametri per il profilo utente;
· segnare l’ingresso e l’uscita di un utente sul log degli accessi;
Gestione Menu.
L’accesso alle procedure avviene tramite l’attivazione della appropriata voce di menu; pertanto un utente può accedere solo alle procedure elencate nei menu.
Il richiamo diretto delle procedure,
tramite inserimento del nome dello script e dei parametri direttamente nell’indirizzo del browser, può essere utilizzato solo per le procedure comunque presenti nel menù: il richiamo di una procedura da parte di un utente
non autorizzato causa la richiesta di Login.
La presenza o meno di una voce di menu dipende:
· Dalla appartenenza ad un gruppo utenti abilitato alla voce di menu.
· Dalla abilitazione
diretta della voce di menu per l’utente.
E’ infatti possibile, in deroga al principio generale, affidare una voce di menu specifica direttamente all’utente.
La gestione vera e propria delle voci di
menu (aggiunta, modifica e cancellazione di Voci di Menu, ) è affidata all’Amministratore di Sistema.
Il menu viene attivato, nel frame di sinistra, subito dopo il login e visualizzerà solo le voci autorizzate
all’utente che si è loggato.
Log delle attività.
Tutte le attività svolte dagli utenti all’interno dell’applicativo vengono registrate in un apposito database.
Tale registrazione costituisce un ottimo strumento per la sicurezza.
Sicurezza.
Una delle problematiche più importanti da affrontare, per un software multiutente su piattaforma Web, è appunto quello relativo alla sicurezza informatica.
· Sicurezza accessi e comunicazioni:
la sicurezza per la fase degli accessi e per la comunicazione dei dati su Internet viene affidata al protocollo SSL (Secure Socket Layer) con chiave a 2048 bit; tale protocollo, utilizzato anche nelle transazioni bancarie, fornisce totale
sicurezza sia nella attivazione del login, con il trasferimento della password, che nella fase operativa; inoltre presso la nostra sede sono attivi dei firewall hardware che bloccano i tentativi di forzatura non desiderati;
· Tutta l’attività utente viene memorizzata insieme ai dati relativi a :
o Il nome utente;
o La data e l’ora dell’evento;
o I dati relativi alla
singola transazione;
Modulo Magazzino.
La gestione del magazzino è basata su una struttura dalle seguenti caratteristiche:
· Gestione multi deposito;
· Gestione Categoria merceologica;
· Supporto Codici a barre;
· Gestione produttori;
· Fino a 3 unità di misura e relativi coefficienti di conversione;
· Dati multimediali (foto, filmati, suoni, etc.) per ogni articolo;
· Gestione giacenza e disponibilità;
· Gestione sottoscorta per articolo/deposito;
· Provvigione Agente per articolo;
· Distinzione fra merci e servizi;
· Scheda contabile per articolo/deposito;
· Articoli con varianti (Taglie e colori);
· Interrogazioni articoli e movimenti per varianti;
· Listini di vendita per categorie, clienti e documenti;
· Listini personalizzati per cliente e fornitore;
· Creazione automatica dei listini dagli articoli;
· Dinamicità dei listini per aggiornamento automatico dei prezzi;
· Listini con prezzi netti o comprensivi di IVA;
· Listini in valuta estera;
· Distinta base multilivello;
· Integrazione con modulo ordini, produzione e magazzino;
La gestione della taglia e del colore.
La gestione della taglia e del colore consente di gestire, per le azienda che si occupano di abbigliamento, il dettaglio della taglia e colore per il prodotto movimentato.
La struttura realizzata consente di gestire le quantità di giacenza e disponibilità sia complessivamente per l’articolo che per singola taglia e colore.
Modulo Documenti
WebCoGe sfrutta a pieno il concetto di documento posizionandolo al centro delle operazioni quotidiane.
Con l’emissione dei vari documenti, scattano automaticamente una serie di automatismi che consentiranno di
creare i relativi movimenti di magazzino e contabili.
Al centro dell’attenzione viene posizionato il documento e la sua personalizzazione.
La stampa del documento viene gestita sia come documento grafico, in uso alle comuni stampanti, sia come documento PDF, inviato telematicamente al destinatario.
La gestione dei documenti comprende tutti i documenti relativi sia al ciclo attivo (vendite) sia al ciclo passivo (acquisti).
Inoltre, al fine di agevolare le attività dell’operatore, sono stati creati degli automatismi che consentono la emissione,
da un documento di livello più basso (ad es. Impegno cliente), del documento correlato (quindi id DDT o la fattura di vendita) con l’import automatico di tutte le righe di dettaglio dell’impegno.; è possibile inoltre
importare, nel DDT e nella fattura di vendita, righe di dettaglio provenienti da più impegni dello stesso cliente e quindi di accorpare più impegni da cliente in un’unica fattura complessiva.
La gestione del fabbisogno.
La gestione del fabbisogno consente di visionare l’elenco dei prodotti necessari ai fini della evasione degli ordini clienti e della integrazione delle quantità minime di magazzino. L’attivazione della
procedura visualizza un elenco attraverso il quale è possibile effettuare direttamente gli ordini a fornitore, sia per singolo deposito, sia centralizzando gli acquisti di più depositi, nel caso in cui l’azienda centralizzi
gli acquisti.
La produzione.
Oltre alla normale attività di compravendita dei beni, una Azienda svolge anche attività di trasformazione dei beni, producendo, da beni acquistati, altri beni diversi. Tale attività viene
definita ‘Produzione’ e WebCoGe ne gestisce gli aspetti gestionali ed organizzativi predisponendo :
· Distinte Base multilivello;
· Ordini a Produzione e prelievo
delle materie prime e dei semilavorati;
· Evasione ordini a produzione;
· Gestione dei semilavorati;
· Gestione degli sfridi;
Esempio di un ciclo di vendita e/o produzione.
Gli Agenti e gli uffici vendite procedono ad inserire gli ordini clienti che, dopo la verifica dell'ufficio vendite, in merito al rischio cliente,
vengono confermati, generando automaticamente la diminuzione della disponibilità per la merce ordinata.
Il responsabile di magazzino, con la procedura Evadibilità Ordini Clienti, visualizza tutti gli ordini da evadere e, se evadibili, procede al prelievo in magazzino,
al packaging ed alla spedizione/consegna della merce.
Il responsabile Acquisti, con la procedura di Gestione del Fabbisogno, visualizza tutti gli ordini non evadibili per mancanza di merce e quindi procede ad effettuare
gli Ordini a Fornitore o, nel caso di Azienda di produzione, procede con gli Ordini a Produzione.
La Produzione, se presente, riceve gli ordini a produzione e tramite le distinte basi, procede a verificare se esistono le materie prime o i semilavorati per attivare
la produzione. Qualora non presenti, il responsabile acquisti intercetta, tramite la Gestione del Fabbisogno, gli acquisti da fare e procede ad effettuare gli ordini
a fornitore per le materie prime o i semilavorati.
Non appena terminata la fase di produzione, l'ufficio produzione procede ad evadere l'Ordine a Produzione, aumentando giacenza e disponibilità per il prodotto finale.
Non appena giunge la merce ordinata a fornitore, la prodecura di evasione degli ordini a fornitore consente il controllo della merce arrivata e l'aumento della
giacenza, e quindi della disponibilità, della merce ordinata.
L'aumento della giacenza, e della disponibilità, per via degli arrivi della merce ordinata al Fornitore o per via dell'avvenuta produzione della merce,
consente l'evasione degli ordini cliente e quindi il packaging e la spedizione della merce ai clienti.
Con l'invio della merce e l'emissione della fattura si conclude il ciclo di vendita.
Fatturazione elettronica : privati e Pubblica Amministrazione.
La piattaforma gestisce tutte le fasi relative alla gestione della fatturazione elettronica, sia del ciclo attivo che di quello passivo, oltre alle fatture per la Pubblica Amministrazione.
Tutte le funzioni vengono gestite internamente alla piattaforma, in quanto i nostri server sono accreditati presso lo SDI, la Sogei e l'Agenzia delle Entrate.
Modulo Contabilità.
o Prima Nota
o Immissione semplice delle diverse tipologie di operazioni contabili, sia IVA che non IVA.
o Immissione veloce
dei documenti IVA (fatture e corrispettivi) con decodifica automatica della sezione Dare/Avere.
o Registri IVA;
o Estratto Conto Clienti e Fornitori.
o
Gestione Prima Nota.
o Stampe ed interrogazioni.
Vendita al dettaglio.
La struttura della piattaforma WebCoGe ne consente l'utilizzo anche in uno scenario di una rete di punti vendita, disseminati sul territorio.
Ogni singolo punto vendita viene identificato, nel modulo magazzino, come un deposito distinto dagli altri, in modo da poter gestire i movimenti di magazzino e la scheda articoli distinti per negozio.
La procedura di gestione vendita al dettaglio, consente l'operatività simultanea di più operatori di cassa ed il calcolo della produttività di ogni commesso, dando la possibilità di attivare politiche premiali verso quei
commessi che risultano essere più produttivi.
A fine giornata sarà possibile ottenere i dati di chiusura di ogni punto vendita.
Modulo eCommerce.
Il modulo e-commerce, perfettamente
integrato al modulo magazzino ed agli altri moduli, consente di ‘aprire’ il vostro business a livello planetario.
La pagina di ingresso alla vetrina virtuale, fornita con WebCoge, viene normalmente
integrata con il sito aziendale.
Tale servizio, multilingua, include anche il pagamento tramite carta di credito o tramite PayPal.
La ricerca degli articoli avviene tramite una ricerca per categoria merceologica, per fornitore
o tramite ricerca libera per descrizione articolo. Il modulo è stato integrato con la gestione dei listini: all’accesso anonimo dell’utente viene automaticamente affiancato un listino di default in divisa Euro e con
prezzi comprensivi di IVA mentre tramite accesso con riconoscimento dell’utente, con inserimento di user name e password, viene affiancato il listino predisposto per il cliente; questa architettura consente l’utilizzo di tale
modulo sia per configurazioni B2B che per configurazioni B2C.
Il servizio è inoltre completo, solo per i Vs. clienti registrati, di estratto conto e di storico degli acquisti.
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